Welche Benutzerrollen gibt es in recruware und wie stelle ich sie ein?

Jede Person in Ihrem Firmenaccount hat genau eine Rolle. Die Rolle legt fest, was die Person sehen und tun darf. In recruware gibt es drei Rollen: Administrator, Benutzer und Reviewer. So arbeitet jede Person mit genau den Rechten, die sie braucht.

Die drei Rollen im Überblick

Administrator

Administratoren haben alle Rechte. Sie sehen automatisch alle Stellen und alle Bewerbungen. Sie verwalten Benutzer, bearbeiten die Karriereseite und das Firmenprofil und ändern die Einstellungen des Firmenaccounts.

Passt gut für: Personalverantwortliche und alle, die recruware für das Unternehmen verwalten.

Benutzer

Benutzer arbeiten aktiv im Recruiting mit. Sie sehen nur die Stellen, für die sie freigeschaltet sind. Auf diesen Stellen können sie fast alles tun: Stellen bearbeiten, Bewerbungen durch die Phasen bewegen, mit Kandidaten schreiben und Reichweite buchen. Andere Stellen und die dazugehörigen Bewerbungen sehen sie nicht.

Passt gut für: Recruiter und Teamleitungen, die eigene Stellen besetzen.

Reviewer

Reviewer unterstützen bei der Auswahl, ohne etwas am Prozess zu verändern. Sie sehen nur die Stellen, für die sie freigeschaltet sind. Dort sehen sie die Bewerbungen im Kanban und in der Liste und können Profile öffnen. Bewerbungen in den Phasen Neu und Abgelehnt sehen Reviewer nur, wenn sie für diese Bewerbung um Feedback gebeten wurden. Den Bewerbungseingang und das Reporting einer Stelle sehen sie nicht. Reviewer können Bewertungen abgeben sowie Interview-Protokolle und Notizen erfassen. Stellen anlegen, duplizieren oder bearbeiten, Bewerbungen in eine andere Phase verschieben, Dokumente hochladen oder Nachrichten senden können sie nicht. Einstellungen wie Karriereseite, Firmenprofil oder Firmenaccount sind für Reviewer nicht sichtbar. Deshalb sehen sie die Aktivität nur auf dem Dashboard, nicht aber die ganze Aktivitätsseite mit ihren Filtern.

Passt gut für: Fachabteilungen, Führungskräfte und Interviewer, die Kandidaten beurteilen sollen.

Rechte im Detail

Die folgenden Tabellen zeigen, welche Rolle was darf. Für Benutzer und Reviewer gilt jeweils: nur auf den Stellen, für die sie freigeschaltet sind.

Stellen

Recht	Administrator	Benutzer	Reviewer
Alle Stellen sehen	Ja	Nein	Nein
Freigeschaltete Stellen sehen	Ja	Ja	Ja
Reporting einer Stelle sehen	Ja	Ja	Nein
Stellen anlegen und duplizieren	Ja	Ja	Nein
Stellen bearbeiten	Ja	Ja	Nein
Bewerbungsformular und Auto-E-Mails ändern	Ja	Ja	Nein
Stellen online oder offline schalten	Ja	Nein	Nein
Stellen archivieren oder löschen	Ja	Nein	Nein
Zugriff auf Stellen verwalten	Ja	Nein	Nein
Reichweite und Multiposting buchen	Ja	Ja	Nein

Bewerbungen und Kandidaten

Recht	Administrator	Benutzer	Reviewer
Bewerbungen im Kanban und in der Liste sehen	Ja	Ja	Ja
Bewerbungen in den Phasen Neu und Abgelehnt sehen	Ja	Ja	Nur mit Feedback-Anfrage
Bewerbungseingang sehen	Ja	Ja	Nein
Kandidatenprofile öffnen	Ja	Ja	Ja
Bewertungen abgeben	Ja	Ja	Ja
Interview-Protokolle erstellen	Ja	Ja	Ja
Notizen erstellen	Ja	Ja	Ja
Dokumente hochladen	Ja	Ja	Nein
Bewerbungen in andere Phasen verschieben	Ja	Ja	Nein
Bewerbungen ablehnen	Ja	Ja	Nein
Bewerbungen manuell anlegen	Ja	Ja	Nein
Kandidatendaten bearbeiten	Ja	Ja	Nein
Dokumente löschen	Ja	Ja	Nein
Kandidaten mit allen Bewerbungen löschen	Ja	Nein	Nein

Kommunikation

Recht	Administrator	Benutzer	Reviewer
Nachrichten mit Kandidaten lesen	Ja	Ja	Ja
Nachrichten an Kandidaten senden	Ja	Ja	Nein
E-Mail-Vorlagen anlegen und bearbeiten	Ja	Ja	Nein
Interview-Leitfäden anlegen und bearbeiten	Ja	Ja	Nein

Aktivität

Die Aktivität zeigt, was zuletzt passiert ist, zum Beispiel neue Bewerbungen, Phasenwechsel, Notizen, Bewertungen, Interviews und Feedback-Anfragen. Auf dem Dashboard sehen Sie die neuesten Ereignisse. Unter Firmenaccount im Bereich Aktivität sehen Sie alle Ereignisse und filtern sie nach Typ, Zeitraum und Person.

Recht	Administrator	Benutzer	Reviewer
Aktivität auf dem Dashboard sehen	Alle Stellen	Freigeschaltete Stellen	Nur Bewerbungen mit Feedback-Anfrage
Aktivitätsseite im Firmenaccount öffnen	Ja	Ja	Nein
Aktivität nach Typ, Zeitraum und Person filtern	Ja	Ja	Nein
Reviewer und Bewertungen einer Feedback-Anfrage sehen	Ja	Mit Zugriff auf die Stelle oder selbst beteiligt	Nur eigene Anfragen

Einstellungen und Verwaltung

Recht	Administrator	Benutzer	Reviewer
Standorte anlegen und bearbeiten	Ja	Ja	Nein
Karriereseite und Firmenprofil bearbeiten	Ja	Nein	Nein
Einstellungen des Firmenaccounts ändern	Ja	Nein	Nein
Benutzer einladen und Rollen ändern	Ja	Nein	Nein
Firmenaccount löschen	Ja	Nein	Nein
Eigenes Profil bearbeiten	Ja	Ja	Ja

So vergeben Sie eine Rolle

Rollen vergeben und ändern können nur Administratoren.

Neue Person einladen

1. Öffnen Sie in der Navigation Firmenaccount und dort den Bereich Benutzer.
2. Klicken Sie auf Erstellen.
3. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die passende Rolle.
4. Wählen Sie bei Benutzern und Reviewern aus, auf welche Stellen die Person Zugriff haben soll.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die Person erhält eine Einladung per E-Mail.

Rolle einer bestehenden Person ändern

1. Öffnen Sie Firmenaccount und dort Benutzer.
2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Menü mit den drei Punkten.
3. Wählen Sie Administrator zuweisen, Benutzer zuweisen oder Reviewer zuweisen.

Die neue Rolle gilt sofort. Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern. Bitten Sie dafür einen anderen Administrator.

Zugriff auf eine Stelle freischalten

1. Öffnen Sie die Stelle und klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Wechseln Sie zum Bereich Recruiting-Team.
3. Schalten Sie den Zugriff für die gewünschten Benutzer und Reviewer ein oder aus.

Administratoren haben immer Zugriff auf alle Stellen. Deshalb gibt es für sie keinen Schalter.

Gut zu wissen

• Wer als Benutzer eine Stelle anlegt oder dupliziert, erhält automatisch Zugriff auf diese Stelle.
• Bewertungen, Interview-Protokolle und Notizen kann jede Person nur selbst bearbeiten oder löschen. Die Einträge von Kollegen bleiben so unverändert.
• Alle Personen mit Zugriff auf eine Stelle sehen die Bewertungen, Protokolle und Notizen der anderen. So entsteht ein gemeinsames Bild von jedem Kandidaten.
• Die Aktivität zeigt nur Ereignisse, die Sie auch sonst sehen dürfen. Filtern Sie nach einer Person, sehen Sie also nur deren Ereignisse auf Ihren freigeschalteten Stellen.
• Im Personenfilter der Aktivität steht System für Ereignisse ohne handelnde Person, zum Beispiel Bewerbungen, die Kandidaten selbst über die Karriereseite senden.
• Sie sind unsicher, welche Rolle passt? Starten Sie mit der Rolle mit den wenigsten Rechten. Sie können die Rolle jederzeit ändern.