Wie personalisiere bzw. bearbeite ich Auto-E-Mails oder E-Mail-Vorlagen in recruware?

Wie individualisiere ich eine Auto-E-Mail beziehungsweise E-Mail-Vorlagen in recruware? Zunächst einmal ist wichtig zu wissen, dass eine Auto-E-Mail etwas anderes ist als eine E-Mail-Vorlage. Eine Auto-E-Mail ist die Auto-Reply, die man aktivieren kann, wenn ein Kandidat eine Bewerbung auf eine Stelle abschickt. Und E-Mail-Vorlagen wiederum sind eben E-Mails, die man an unterschiedlichen Stellen automatisiert versenden kann aus dem System heraus, wenn man Bewerbungen managt. Um die Auto-E-Mail zu ändern, gehe ich in die betreffende Stelle, auf die die Auto-E-Mail geändert werden soll.

Ich gehe jetzt beispielsweise mal wieder in unseren Junior-Vertriebsmitarbeiter hier hinein. Gehe dort in den Bereich Auto-E-Mail. Und dann ist hier eben die E-Mail-Vorlage vorhanden, die die automatische Eingangsbestätigung betrifft, beziehungsweise versendet. Hier kann man eine Vorlage auswählen, von den beiden Vorlagen, die wir zur Verfügung stellen, einmal eine in der Du-Variante und einmal in der höflichen Sie-Variante. Und wenn ich nun in einer dieser Vorlagen etwas ausbessern oder verändern möchte, dann kann ich das grundsätzlich vollständig innerhalb des Textes machen, also ich ändere einfach den Text.

Wir haben, heute und so-weiter deine Unterlagen vollstaendig halten. Das ist unkritisch. Viel wichtiger sind die sogenannten Variablen. Die Variablen erkennt man immer in geschweiften Klammern. Und da gibt es eben die Möglichkeit in die Nachricht-Elemente aus dem Datensatz des Kandidaten in die E-Mail-Narricht hineinzuziehen. Und zwar sind das vier Dinge. Das ist der Vorname, der Nachname, der Stellentitel, auf den sich die Bewerbung bezieht, oder als vierte Möglichkeit eine höfliche Anrede. Und wenn ich das umsetzen möchte, dann ändere ich einfach die Elemente in den geschweiften Klammern oder, ich ändere einen ganzen Teil, also wenn ich zum Beispiel sagen wollen würde diese Nachricht möchte ich höflich formulieren und zum Beispiel sagen sehr geehrter Herr Müller, dann würde ich jetzt einfach nur hier folgendes machen, Ich ändere diese Variable in Salutation Formal German und dann würde in der E-Mail, die an den Kandidaten rausgeht, nicht mehr der Vorname ausgespuckt werden in Sinne von Hallo, Peter beispielsweise, sondern sehr geehrter Herr XY oder sehr geehrte Frau XY.

Wir sehen beispielsweise hier noch die Variable job titel das macht. immer sind damit ein Kandidat, wenn er eine Mail von Ihnen bekommt, immer auch direkt weiß, auf welche Stelle sich Ihre Nachricht bezogen hat. Und wie gesagt, die anderen beiden Variablen wären dann noch der Nachname oder eben der Vorname. Dann würde ich hier auf Speichern klicken und die Auto-E-Mail wäre geändert. Der zweite Teil sind die E-Mailvorlagen. Die finde ich hier unter dem Menüpunkt E-Mail-Vorlagen. Ich habe uns jetzt mal hier die reingeladen, die wir in der Sie-Form zur Verfügung stellen.

Ich kann hier entweder gänzlich neue E-Mail-Vorlagen erstellen, oder aber ich nehme eine der bestehenden und bearbeitet diese. Und die Logik ist hier genau dieselbe wie eben bei der Auto-Reply, Ich kann am Titel etwas ändern, ich kann den Namen dieser Vorlage verändern und ich kann natürlich die Textinhalte hier beliebig anpassen oder aber eben die Variablen verändern im Rahmen der möglichen 4 Variablen, höfliche Anrede, Vorname, Nachname oder den Jobtitel. Wenn ich eine Änderung gemacht habe, ich ändere jetzt hier mal beispielsweise, sage ich, dass so jetzt doch per Du sein.

Hallo, Peter zum Beispiel würde ich wir ändern wollen, dann kommt hier. Hallo und dann innerhalb der geschweiften-Klammern. First. Name. Vielen Dank. noch mal für den bisherigen Austausch und so weiter. Das speichere ich jetzt ab und das würde jetzt bedeuten, dass die E-Mail mit der Du-Anrede hinausgehen würde. Also wenn man das macht, sollte man immer auch sicherstellen, dass man-die E-Mail-Vorlage dann entsprechend unbenennt, sonst ist das verwirrend, wenn die E-Mail-Vorlage Sie heißt, man dann aber die Du-Anrede drin hat.