Wie plane ich Interviews mit Outlook, Google Kalender, Teams oder Google Meet?

Sie planen Interviews weiterhin in dem Kalender, den Sie ohnehin nutzen. recruware muss dafür nicht mit Ihrem Kalender verbunden werden. Jede Bewerbung hat eine eigene Interview-Adresse. Fügen Sie diese Adresse als Gast zu Ihrem Termin hinzu, erscheint das Interview automatisch bei der Bewerbung in recruware, inklusive Link zur Videokonferenz.

Interview planen

1. Öffnen Sie die Bewerbung, entweder in der Bewerberliste einer Stelle oder auf der Seite des Kandidaten.
2. Klicken Sie im Bereich Terminierte Interviews auf das Plus. Es öffnet sich das Fenster Interview planen.
3. Klicken Sie auf In Google Kalender planen oder In Outlook planen. Es öffnet sich ein neuer Termin mit dem Titel Interview mit und dem Namen des Kandidaten. Die Interview-Adresse und die E-Mail-Adresse des Kandidaten sind bereits als Gäste eingetragen.
4. Wählen Sie Datum und Uhrzeit und fügen Sie eine Videokonferenz hinzu. In Google Kalender klicken Sie dazu auf Google Meet-Videokonferenz hinzufügen, in Outlook aktivieren Sie Teams-Besprechung.
5. Speichern Sie den Termin und senden Sie die Einladungen.

Wenige Augenblicke später sehen Sie das Interview bei der Bewerbung im Bereich Terminierte Interviews mit Datum, Uhrzeit und Titel. Ist eine Videokonferenz hinterlegt, öffnen Sie diese mit einem Klick direkt aus recruware. Im Verlauf der Bewerbung erscheint außerdem der Eintrag Interview erstellt.

Interview-Adresse manuell hinzufügen

Sie können den Termin auch wie gewohnt selbst anlegen, zum Beispiel in der Outlook-App auf Ihrem Rechner oder auf dem Smartphone. Kopieren Sie dazu im Fenster Interview planen die Interview-Adresse mit Kopieren und fügen Sie sie in Ihrem Termin als Gast oder Teilnehmer hinzu. Laden Sie den Kandidaten wie gewohnt ebenfalls ein.

Änderungen und Absagen

Verschieben Sie den Termin in Ihrem Kalender oder ändern Sie den Titel, übernimmt recruware die Änderung automatisch. Im Verlauf erscheint dann Interview aktualisiert. Sagen Sie den Termin ab oder löschen Sie ihn, verschwindet das Interview aus der Bewerbung und im Verlauf erscheint Interview abgesagt. Achten Sie in beiden Fällen darauf, dass Ihr Kalender die Aktualisierung an alle Gäste sendet.

Unterstützte Kalender und Videokonferenzen

• Termine aus Google Kalender, Outlook und allen anderen Kalendern, die Einladungen per E-Mail verschicken, werden übernommen.
• Links zu Google Meet und Microsoft Teams erkennt recruware automatisch und zeigt sie beim Interview an.
• Termine mit einem Link zu Zoom, Webex oder einem anderen Anbieter werden ebenfalls übernommen. Der Link zur Videokonferenz wird dabei derzeit nicht angezeigt.

Gut zu wissen

• Jede Bewerbung hat ihre eigene Interview-Adresse. Hat sich ein Kandidat auf mehrere Stellen beworben, verwenden Sie die Adresse der Bewerbung, zu der das Interview gehört.
• Die Interview-Adresse muss als Gast eingetragen sein. Wählen Sie beim Speichern aus, dass die Einladungen gesendet werden sollen, sonst erreicht der Termin recruware nicht.
• Der Kandidat sieht die Interview-Adresse in der Gästeliste des Termins. Er muss nichts weiter tun.
• In Outlook planen führt zu Outlook im Browser für Geschäfts- und Schulkonten von Microsoft 365. Nutzen Sie ein privates Outlook.com-Konto, kopieren Sie die Interview-Adresse und legen Sie den Termin selbst an.