Welche Grundlagen muss ich verstehen um mit recruware Bewerbungen effizient zu managen?

In diesem Video geben wir einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, um Bewerbungen mit recruware zeitsparend und DSGVO-konform zu managen. Uns ist wichtig, dass auch Arbeitgeber, die bisher noch keine Recruiting-Software benutzt haben, recruware schnell verstehen und massiv Zeit sparen. Wir wollen in diesem Video daher nicht nur zeigen, wie die Grundfeatures funktionieren, sondern auch, wie man mit recruware den Bearbeitungsprozess vom Bewerbungseingang bis hin zur Zu- oder Absage optimal strukturiert. Daher haben wir das Video in 4 Kapitel unterteilt.

Kapitel 1 Grundlagen, wie die Navigation, das Dashboard und die Sicht-Bewerbung versus Kandidat, Kapitel 2, Bewerbungen mit Pipelines von A bis Z managen, Kapitel 3, Kommunikation mit Kandidaten via recruware über E-Mail Vorlagen und das Chat Feature und Kapitel 4, Kandidatengespräche vorbereiten und bewerten über die Tools Leitfäden, Ratings und Notizen. Los geht's mit Kapitel 1, Grundlagen. Zum Kapitel Grundlagen gibt es drei wesentliche Dinge, die man kurz verstehen muss. Einmal die Navigation, wie bewege ich mich durch die Software?

Zweitens, was ist das Dashboard? Und drittens, wie unterscheidet sich die Ansicht Bewerbung von der Ansicht Kandidat? Die Navigation sehen wir hier auf der linken Seite. Unten links sieht man sich immer als eingeloggten User, hier unser Beispiel-User und dort kann ich mich als User auch ausloggen. Darüber sehe ich die Menüleiste über die ich in die wesentlichen Bereiche der Software hinein kann und rechts davon sehe ich dann immer den sogenannten Main- Screen oder Content Bereich, in dem dann die zum ausgewählten Menüpunkt passenden Inhalte dargestellt werden.

Wenn man sich bei recruware einloggt, dann landet man immer zunächst im Menüpunkt Dashboard. Das ist die Anfangsübersicht, die eigentlich alle wesentlichen Informationen beinhaltet, die man am Anfang auf einen Blick braucht. Das Dashboard fasst mir die wesentlichen Elemente auf einen Blick zusammen. Ich sehe direkt, wie viele Stellen ich aktuell publiziert habe. Kann mich auch direkt in die Stellen hineinbewegen. Kann auch direkt den Shortcut benutzen, eine neue Stelle anzulegen. Ich sehe, wie viele Stellen ich aktuell in der Phase Entwurf habe.

Das heißt also, wo ich oder jemand anderes schon mal angefangen hat, eine Stelle anzulegen, die aber noch nicht fertig ist. Auch hier direkt den Shortcut, eine neue Stelle anzulegen. Ich sehe direkt, wie viele neue Bewerbungen ich bekommen habe auf alle Stellen gemeinsam. Ich sehe hier drunter auch immer, auf welche Stellenanzeige diese Bewerbung war. Kann auch dort direkt in die Bewerbung hineinklicken und ich sehe, bei welchen Kandidaten und auf welche Stelle wir aktuell ein Angebot ausstehen haben. Das heißt, wir als Firma haben dem Bewerber das Angebot gemacht, einen Vertrag zu unterzeichnen und darunter sehe ich dann auch noch, welche Schritte offen sind in meinem Setup, um die Software vollständig einzurichten.

Ich habe in dem Fall die Setup-Schritte schon einmal vollständig durchlaufen. Die dritte wichtige Grundlage ist es, zu verstehen, was sind Bewerbungen versus was sind Bewerber beziehungsweise Kandidaten. In einem Satz ausgedrückt, ein Bewerber oder ein Kandidat kann sich auf mehrere Stellen oder zu mehreren Zeitpunkten bei mir beworben haben und ist daher dann gegebenenfalls auch mit mehreren Bewerbungen bei mir in recruware, aber es ist und bleibt nur ein Kandidat, ein Bewerber. Um die Verwechslungsgefahr zwischen Bewerbung und Bewerber zu minimieren, sprechen wir daher in recruware, zum Beispiel auch hier links in der Menüleiste, von Kandidaten statt von Bewerbern.

Wenn ich also nun auf Kandidaten gehe, sehe ich alle Kandidaten, die sich bis heute bei uns beworben haben, egal auf welche Stelle und egal wie oft und wann. Klicke ich jetzt hier beispielsweise mal auf eine Kandidatin, ich nehme mal Andrea Kleipp, dann öffnet sich die Kandidatenansicht, alle Informationen zu dem Kandidaten. Was sehe ich hier? Ich sehe die wesentlichen Eckdaten, wie beispielsweise die E-Mail-Adresse. Ich sehe auch, ob die Kandidatin einverstanden war, dass sie zum Talentpool hinzugefügt wird. Das heißt, dass die Bewerbung länger aufgehoben werden darf als die gesetzlich üblichen Vorschriften.

Ich sehe auch direkt, wie oft oft hat sich die Kandidatin beworben und ich sehe auch direkt, ob sie sich auf eine Stelle oder auf mehrere Stellen beworben hat. Außerdem kann ich auch sehen, von welchem Standort aus sie zuletzt zugegriffen hat auf ihre Bewerbung über recruware. Darunter sehe ich dann direkt, welche Bewerbungen die Kandidatin abgegeben hat. In dem Fall hat sich nämlich Frau Kleipp auf zwei Positionen bei uns beworben, einmal auf die Stelle Kundenberater und einmal auf die Stelle Junior-Vertriebsmitarbeiter im Innendienst.

Darunter kommen dann noch die Informationen, wenn die Kandidatin im Bewerbungsformular, egal auf welche Stelle, Antworten gegeben hat, was die Antworten waren. Und ich sehe dann weiter unten auch noch Feedbacks zu der Kandidatin, Notizen und gegebenenfalls vereinbarte Interviews und Dokumente. Ebenso sehe ich dann auch den Verlauf auf der Kandidatin, das heißt, wann gingen die Bewerbungen ein, wann wurden sie verschoben, wer hat was mit der Bewerbung beziehungsweise dem Kandidaten gemacht. Klicke ich nun hier oben auf eine der Bewerbungen, die die Kandidatin gemacht hat, dann bin ich eben in der Ansicht Bewerbung und nicht mehr Kandidat.

Das kann man leicht unterscheiden, weil bei der Bewerbungsansicht direkt im Hintergrund auch immer die Stelle zu sehen ist, samt aller Bewerber auf diese Stelle, auf die die Kandidatin oder der Kandidat sich beworben haben. Und hier am rechten Bildrand sehe ich dann alle Informationen zu der Bewerbung der Person. Die Informationen hier sind auch in der Kandidatenansicht sichtbar, aber eben jetzt nur die Informationen mit Bezug auf diese Stelle. Das heißt, man kann sich vorstellen, dass die Sicht-Bewerbung wie ein Filter auf den Kandidat-ist mit der Einstellung, bitte zeige mir nur alle Informationen zu diesem Kandidat in Bezug auf diese Stelle.

Da gibt es ein paar neue Informationen, die sieht man auf einen Blick. Das eine ist, ich sehe auch wie der Kandidat oder die Kandidatin die Bewerbung uns übermittelt hat. In dem Fall wurde das Bewerbungsformular sauber ausgefüllt. Es kann beispielsweise auch sein, dass die Bewerbung händisch von der HR-Person eingepflegt wird, wenn man beispielsweise diesen CV als Bewerbung von einem Bekannten weitergeleitet bekommen hat. Und dann sieht man auch direkt die Zustimmungsrate. Das heißt, wenn zu dieser Bewerbung schon Einschätzungen von einem selber oder Kandidaten beziehungsweise Kollegen abgegeben wurden, wie hoch ist die Zustimmungsrate.

Damit haben wir den wesentlichen Unterschied zwischen Kandidat und Bewerbung verstanden, um es komplett zu machen, wenn ich nun hier links in die den Bewerbungseingang klicke, dann bekomme ich alle Bewerbungen auf einen Blick, die im Bewerbungseingang sind, egal auf welche Stelle und mehrmals dann auch einen Kandidaten, wenn er sich auf mehrere Stellen beworben hat.