Wie nutze ich Pipelines für das Bewerber-Management mit recruware?

Kapitel 2, Bewerbungen mit Pipelines von A- Z managen. Der häufigste und sinnvollste Weg, um in das Managen von Bewerbungen einzusteigen, ist einfach auf die Stelle zu klicken, zu der man die Bewerbungen managen möchte. Das kann man entweder hier über das Dashboard machen, in den Shortcut, oder aber ich klicke hier im Menü links auf Stellen und dann wähle ich mir die Stelle aus, zu der ich die Bewerbungen managen möchte. Ich wähle jetzt beispielsweise mal unsere Stelle Junior Vertriebsmitarbeiter im Innendienst aus.

Man landet direkt auf der Ansicht von allen Bewerbungen zu dieser Stelle. Bevor wir dort hineingehen, noch mal kurz zur Übersicht. Was ist daneben? Daneben sieht man all die Schritte, die man durchlaufen hat. um die Stelle anzulegen. Einmal die Stellenanzeige selbst, einmal das Bewerbungsformular, dann die Einstellungen zum Multiposting und dann auch das Thema automatische Eingangsbestätigung, Auto-E-Mail und die Berechtigungen. Will man also an der Stellenanzeige nochmal etwas ändern, dann macht man das genau hier.

Wir möchten uns ja jetzt aber darauf konzentrieren, wie ich Bewerbungen sinnvoll manage, die auf eine Stelle eingegangen sind. Deshalb gehe ich wieder auf den Reiter Bewerbungen. Als Standard ist hier immer die sogenannte Kanban oder Kachelansicht gewählt, wo die Bewerbungen in Form eines kleinen Vierecks dargestellt sind. Mit-den wesentlichsten Informationen direkt sichtbar und eben in die Phasen unterteilt sind, in der sich die Bewerbung befindet. Alternativ kann man auch über diesen Button hier in die klassische Tabellenansicht wechseln.

Üblich oder praktischer im Alltag ist aber sicherlich die Kachel- oder Kanban-Ansicht. Wie schon erwähnt, sind in dieser Kanban-Ansicht die Bewerbungen in Phasen unterteilt. Und die Phasen, die wir mit recruware bieten, sind eigentlich die, die einen typischen Best-Practice-Ablauf eines Bewerbungsprozesses abbilden. Und zwar geht das über den Bewerbungseingang unter Neu, über die Vorauswahl, das erste Gespräch oder Interview, das zweite Gespräch oder Interview, das dritte Interview oder Gespräch, die Phase Angebot, der Kandidat oder die Kandidatin hat also ein Vertragsangebot vorliegen und die Kandidatin oder der Kandidat hat unterschrieben, ist somit eingestellt oder aber wurde abgelehnt von unserer Seite.

oder aber der Kandidat, die Kandidatin hat von ihrer Seite abgesagt. Da wir, wie Eingangs erwähnt, mit recruware eben auch helfen wollen, den Bewerbungsprozess sinnvoll zu strukturieren, gehen wir an dieser Stelle noch mal etwas genauer auf die einzelnen Phasen ein und welche Faustregeln ich anwenden kann oder sollte, um die einzelnen Phasen sauber voneinander zu trennen und zu entscheiden, wann kommt ein Kandidat bzw. eine Bewerbung, in welche Phase. Die erste Phase ist die Phase Neu. Hier landen alle Bewerbungen, die neu reinkommen in das System.

Das ist also der Bewerbungseingang für diese Stelle. Wichtig, die für die Stellenbesetzung verantwortliche Person sollte neu eingegangene Bewerbungen immer möglichst zügig aufteilen in die beiden nächsten sinnvollen Phasen. Faustregel, sobald ich mir die Bewerbung angeschaut habe, entscheide ich direkt, wird das eine Absage oder kommt das in die Vorauswahl? Wenn ich direkt sehe, dass eine Bewerbung nicht passt und ich dazu auch keine interne Rücksprache mehr abhalten muss, dann kann ich die Bewerbung einfach entweder händisch rüberziehen, in die Phase Abgelehnt.

Dann öffnet sich auch noch ein Fenster, mit dem ich letztlich auch noch veranlassen kann, ob der Kandidat eine Nachricht bekommen soll, dass ihm abgesagt wurde. Ich kann sagen Ohne Nachricht oder aber ich kann eine Vorlage auswählen, zum Beispiel Absage direkt nach Bewerbungseingang. Und dann habe ich eine E-Mail-Vorlage, die sich auch automatisch die Daten des Kandidaten oder der Kandidatin zieht, sodass das wirklich nach einer netten E-Mail ausschaut. Kann da noch ein paar Ergänzungen machen und klicke auf speichern.

Dann wird dem Kandidaten abgesagt. Er bekommt also aus unserem System, beziehungsweise aus Ihrem recruware- System, direkt eine E-Mail geschickt mit dem Text, den wir gerade gesehen haben und hier im System ist die Bewerbung nun in der Phase abgelehnt. Alternativ kann ich auch mehrere Bewerbungen gleichzeitig absagen, indem ich sie hier auswähle, dann auf Aktionen gehe, nach abgelehnt verschieben mache und dann öffnet sich wieder das Fenster, das wir gerade gesehen haben und alle drei Bewerbungen werden zeitgleich rüber verschoben und allen Dreien wird auch zeitgleich personalisiert abgesagt.

Alternativ zur Absage gibt's dann die nächste Phase Vorauswahl. Die Faustregel ist, alle Bewerbungen aus dem Eingang, die man nicht direkt ablehnen möchte, kommen in die Vorauswahl. Typische Situationen sind zum Beispiel, wenn man noch die Einschätzung einer Kollegin oder eines Kollegen will, wenn man selber noch mal eine Nacht drüber schlafen will oder wenn man sich auch schon sicher ist, den Kandidaten oder die Kandidatin einzuladen, damit aber einfach noch ein bisschen abwarten möchte, zum Beispiel, weil man noch die Terminvorschläge koordinieren möchte.

Ich sage jetzt einfach mal die Bewerbung von Andrea Kleipp fand ich sehr interessant, deswegen gebe ich ihr sogar einen Stern, einen Favoritenstern, und ich ziehe. die Bewerbung einfach in die Phase Vorauswahl. Jetzt spielen wir mal noch das Szenario durch, dass ich trotzdem sage, ich möchte noch mit einem Kollegen oder einer Kollegin Rücksprache halten. Dann gehe ich dazu ganz einfach vor. Ich öffne die Bewerbung und nutze über diesen Teilen-Button hier oben dann einfach die Funktion, den Bewerbungslink zu kopieren oder aber, was ich jetzt gerade mache, ich kopiere mir den Link einfach aus der URL-Leiste des Browsers und gehe dann im nächsten Schritt einfach in mein übliches Kommunikationsmedium hausintern, jetzt sei es mal Microsoft Teams, schreibe dem Kollegen eine Nachricht.

Hi Peter, hierzu bitte kurz Feedback, ob einladen. Finde ich spannend. Und den Link dazu. Und dann bekommt der Kollege direkt die E-Mail bzw. in dem Fall die Teams-Nachricht und kann dann letztlich die Bewerbung sich anschauen. Wenn ich möchte, kann ich dann noch hier einen Notizenblock nutzen. Das habe ich jetzt hier schon mal vorbereitet. Finde die Kandidatin vom CV-her sehr spannend. Kurze Rücksprache mit Christian jetzt in dem Fall. Ich habe jetzt Peter geschrieben, das macht keinen Unterschied, ob sie zum ersten Interview eingeladen werden soll und dann kann beispielsweise der Kollege dann eben eine Notiz hier machen und darauf antworten.

Nehmen wir jetzt einmal an, es kam positive Rückmeldung zu der Bewerbung von Andrea Kleipp seitens des Kollegen und ich möchte die Kandidatin zu einem Gespräch einladen. Bei der Vereinbarung eines Gesprächstermins ist ja in der Regel immer etwas hin und her mit dem Kandidaten erforderlich. Ganz egal, ob man die Abstimmung nun schriftlich oder per Telefon machen möchte, wir empfehlen immer folgendes Vorgehen in vier Schritten. Schritt 1, die Bewerbung in die Phase 1. Interview-Gespraech, verschieben und dann poppt auch wieder unsere Frage auf, ob wir dem Kandidaten bzw.

der Kandidatin eine Nachricht schicken möchten. Diese Funktion nutze ich auch und schicke dem Kandidaten dann die passende E-Mail auf Basis unserer Vorlagen und dabei schaue ich mir drei Faktoren an. Erstens möchte ich den Kandidaten per Du oder per Sie ansprechen, zweitens soll das Gespräch vor Ort stattfinden oder per Videokonferenz und drittens habe ich bereits konkrete Terminvorschläge, die ich mitschicken möchte oder möchte ich nur darauf verweisen, dass die Terminabstimmung separat erfolgt. Ich sage jetzt mal, ich sieze die Kandidatin, das Gespräch soll vor Ort stattfinden und ich habe schon zwei Terminvorschläge.

Also mache ich Einladung, erstes Gespräch vor Ort. inklusive Terminvorschläge. Diese Vorlage wähle ich aus. Dann sehe ich die E-Mail-Vorlage und dann kann ich noch die fehlenden Elemente ergänzen. Ich kann sagen, in die Rheinstraße 34, 52364 Beispielhausen einladen. Hierzu hätten wir schon mal folgende Terminvorschläge. Die packe ich dann einfach hier hinein. Vollständigkeit halber mache ich das jetzt nicht, damit wir bisschen Zeit sparen und ansonsten kann ich hier noch höchstens angeben unter welcher Telefonnummer ich alternativ erreichbar bin.

Machen wir auch mal ein Beispiel Nummer und schon fertig. Wie gesagt, die Terminvorschläge lasse ich jetzt mal raus, das kann jeder individuell machen. Und dann klicke ich auf Speichern und schon bekommt der Kandidat, die Kandidatin von uns die E-Mail Nachricht, dass wir ihn beziehungsweise sie einladen möchten, auch schon mit den ersten Informationen dazu. Klicke ich nun bei der Bewerbung von Andrea Kleipp auf die Nachrichtenfunktion, die wir später genauer kennenlernen, dann sehe ich auch, jawohl, diese Nachricht ging direkt an Frau Kleipp heraus.

Ich sehe es hier in meinem Kommunikationsverlauf, wie gesagt, nicht irritieren lassen. die Terminvorschläge habe ich ja bewusst nicht bearbeitet. Ich gehe jetzt mal zurück. Kurzer Hinweis an der Stelle, der Schritt 3, der ist optional. Falls man entschieden hat, den Termin telefonisch abzustimmen, ruft man den Kandidaten bzw. die Kandidatin einfach an und notiert dann das Besprochene im Gespräch, am besten einfach hier unten kurz in Form von einer Notiz, damit nicht nur man selber zu einem späteren Zeitpunkt wieder weiß, was besprochen wurde, sondern beispielsweise auch Kolleginnen und Kollegen.

Als letzten Schritt, Nummer 4, erstelle ich jetzt noch einen Termin aus meinem üblichen Terminplanungssystem. Das wird meistens Outlook oder Google Calendar sein. Und lade die wesentlichen Personen in diesen Termin ein und mache noch einen zusätzlichen Kniff, damit der Termin auch direkt hier in recruware erscheint. Das zeige ich jetzt. Ich gehe in mein Terminplanungssystem. Ich benutze jetzt hier beispielsweise mal Google Calendar, mache einen Termin, Einladung, erstes Interview, Sintonia GmbH und jetzt lade ich die relevanten Gaeste-ein.

Ich sage einmal der Kollege, der die Info-at verwaltet, soll dabei sein. Und nun ist wichtig, dass ich noch vom Kandidaten die wesentlichen Informationen hinzufüge. Einmal die E-Mail-Adresse der Kandidatin selber. Die kann ich mir hier schnell rauskopieren. Einfügen, Andrea Kleipp. Und dann noch wichtig, ich benutze diesen Link hier unten unter terminierte Interviews und füge den ebenfalls unter die Teilnehmer hinzu. Denn das wird dafür sorgen, dass der Termin dann auch in recruware erscheint. Das sehen wir gleich.

Wir hatten jetzt zwar gesagt, es soll ein Termin vor Ort sein. Der Vollständigkeit halber auch, damit man es mal gesehen hat, kann ich auch sagen, es wäre eine Videokonferenz. Den Ort würde ich hier hinzufügen. Ich sage jetzt beispielsweise, das soll auch eine Videokonferenz sein und damit könnte ich diesen Termin speichern. Moechte, dass alle Teilnehmer eine Nachricht bekommen Somit haben alle relevanten Teilnehmer den Termin in ihrem individuellen Terminkalender und gleichzeitig ist der Termin auch hier in recruware für jeden.

klar zu sehen und die Einladung zum ersten Interviewgespräch ist abgeschlossen. Ja, und auch die Verwendung der weiteren Phasen, zweites Interviewgespräch, drittes Interviewgespräch, funktioniert letztlich analog. Faustregel hier immer, sobald man sicher ist, dass der Kandidat oder die Kandidatin zum nächsten Gespräch eingeladen werden soll, verschiebt man die Bewerbung und durchläuft wieder die genannten Schritte. Achtung, für die Phase zweites Gespräch, Interview oder drittes, gibt's dann eine separate E-Mail-Vorlage, die dann Folgegespräch, Follow-up heißt.

recruware sieht bewusst in Anführungszeichen nur bis zu drei Gespräche Interviews vor, denn damit lassen sich alle gängigen Best-Practice Abläufe abbilden. Zum Beispiel ein erstes Telefonscreening plus dann ein Erstinterview per Videokonferenz plus ein Zweitgespräch vor Ort. Oder ein Erstinterview beispielsweise durch die Personalabteilung, ein Zweitinterview durch die Fachabteilung und ein Abschlussgespräch zum Beispiel mit der Geschäftsführung. Wenn man tatsächlich vier Schritte hat, zum Beispiel ein Telefonscreening plus drei echte-Bewerbungsgespraeche, sieht man das Telefonscreening dann einfach als Teil der Phase Vorselektion.

Denn das macht man ja meist ohne eine Terminkoordination. Man ruft den Kandidaten einfach kurz an und stellt die wesentlichen Fragen. Wichtig auch mehr als drei echte Interviewrunden sind, bewusst nicht vorgesehen. Erstens wollen wir es übersichtlich halten. Zweitens hat sowas auch eher negative Auswirkungen auf einen Kandidaten, gerade in Zeiten des Fach- und Führungskräftemangels, wenn man da zu vier, fünf, sechs Gesprächen antanzen muss. Und auch für einen intern ist es wichtig, eine gewisse Zeiteffizienz zu bewahren.

Und eine Entscheidung wird meistens nicht besser, dadurch, dass man sich das Ganze zum vierten, zum fünften oder zum sechsten Mal anhört. Damit kommen dann die letzten beiden Phasen in der Pipeline, die Phase Angebot. Wenn einen, ein Kandidat oder eine Kandidatin final überzeugt hat und man ein Vertragsangebot zukommen lassen möchte, verschiebt man die Bewerbung einfach wieder, wie sonst auch, in die nächste Phase, hier in die Phase Angebot. Auch hier wird dann eine E-Mail-Vorlage verwendet, um dem Kandidaten dann auch eine Nachricht zukommen zu lassen und unter Umständen den passenden Arbeitsvertragsentwurf per Word mitzuschicken.

Und last but not least, wenn der Kandidat unterschrieben hat und man selber auch, sprich es ist alles in trockenen Tüchern, dann verschiebt man den Kandidaten in die Phase Eingestellt. Hier würde ich jetzt keine Nachricht senden wollen und damit ist der Prozess vollständig durchlaufen. In der Regel übergibt man Informationen aus der Bewerbungsphase ja dann an die Lohnbuchhaltung. Das kann man auch in recruware abbilden, indem man die Lohnbuchhaltung als User hier anlegt und sie dann für die Bewerbungen freischaltet beziehungsweise die Stellen, wo eine Einstellung stattgefunden hat und dann kann sich die Lohnbuchhaltung direkt alle Informationen, die aus den Bewerbungsunterlagen bereits hervorgehen, nehmen.

Damit ist der Prozess fertig. Vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung schnell, einfach, effizient. Letzter Hinweis, egal in welcher Phase man einem Kandidaten absagt oder der Kandidat umgekehrt seine Bewerbung zurückzieht, absagt, verschiebt man die Bewerbung einfach in die Phase Absage. Die Daten werden dann DSGVO-konform nach Ablauf der gesetzlichen Fristen automatisch gelöscht. Und damit können wir dann zum nächsten Kapitel übergehen. Kapitel 3, Kommunikation mit Kandidaten via recruware.