Was sind Interview-Leitfäden und wie erstelle und nutze ich diese am sinnvollsten?

Mit Leitfäden gibt recruware einem ein richtig gutes Tool an die Hand, um Bewerbungsgespräche gemäß Best Practice zu standardisieren, vorzubereiten, zu führen und zu dokumentieren. Um einen Leitfaden zu erstellen oder anzupassen, geht man einfach im Menü links auf den Punkt Interview-Leitfaeden. Wir stellen standardmäßig drei Leitfäden für die typischsten Situationen beziehungsweise Gespräche zur Verfügung. Zum einen ein Kurztelefonat nach Bewerbungseingang, ein sogenanntes Screening-Gespräch, ein Bewerbungsgespräch mit einer Führungskraft und ein Bewerbungsgespräch mit einer Nicht-Führungskraft.

Diese Leitfäden können beliebig angepasst und so für noch so individualisierte Bewerbungsgespräche feingetunt werden. Ich öffne jetzt mal den Leitfaden für eine Führungskraft. Ganz oben kann man immer den Namen eines Leitfadens anpassen und danach kommen die typischen Fragebereiche eines sinnvoll strukturierten Bewerbungsgesprächs. Zunächst Fragen rund um den Hintergrund der Kandidaten und die Motivation für die Stelle, Fragen rund um den fachlichen Fit, Fragen rund um die Führungsskills der Person, Fragen zur Persönlichkeit des Kandidaten oder der.

Kandidaten sowie Fragen zum Fit, zum Unternehmen und dann noch die typischen üblich sinnvollen Abschlussfragen. Natürlich kann ich hier beliebig Fragen löschen, also beispielsweise welches Startdatum wäre für Sie wünschenswert, sage ich die Frage brauche ich nicht, nehme ich sie raus, ich füge eine Frage hinzu oder ich verschiebe auch die Reihenfolge. Ich kann eine Frage nach oben manövrieren, nach unten manövrieren und so weiter. Nach den Fragebereichen kommen zwei wichtige Bereiche. Einmal zur Einstufung der Persönlichkeit.

Unser Standardmodell ist hier das sogenannte DISG-Modell, um die Kandidaten einfach bezueglich. Persönlichkeit ein bisschen zu clustern. Das sind die vier Faktoren Dominanz, Initiativ, Gewissenhaft und Stetig. Hier kann man die Ausprägungen eintragen, die man wahrgenommen hat beim Kandidaten. Ganz wichtig, diese Ausprägungen sind nicht gut oder schlecht, sondern jeder Faktor ist einfach entweder stark oder schwach ausgeprägt. Also beispielshaft, man hat ein Team aus sehr dominanten Alphatieren und merkt, der Kandidat ist auch ein dominanter Typ.

Die Frage, die man sich stellen muss, geht das gut. Oder man hat eine Stelle, wo ja eine gewisse Outgoing-Personality wichtig ist, zum Beispiel im Vertrieb, muss man sich dann überlegen, ob ein introvertierter Kandidat, den man als introvertiert wahrgenommen hat im Gespräch, auf so eine Stelle wirklich passen würde. Wichtig, man kann diese Faktoren natürlich auch komplett ändern. Man kann Faktoren hinzufügen, man kann Faktoren löschen, das ist alles möglich. Man kann hier also seine völlig individuelle Persönlichkeitsbeurteilung einbauen und umsetzen anhand eines Scoring-Modells.

Als nächstes kommt dann ein klassisches Best Practice Scoring, wie gut passt die Person auf die Stelle. Am Ende des Tages sollte jeder, der ein Bewerbungsgespräch führt, einen solchen Bogen ausfüllen und einstufen, wie gut passt der Kandidat, wie viele Sterne vergeben wir ihm klassisch in den wesentlichen Rubriken. Auch hier gilt natürlich, ich kann Faktoren hinzufügen, Faktoren löschen und so weiter. Last but not least muss man immer dann später, um ein Bewerbungsgespräch zu dokumentieren, eine abschließende Einstufung der Kandidatin abgeben.

Daumen hoch, schräg hoch, mittel, eher nach unten oder klare Absage. Und man kann dann als Ausfüllender eines solchen Leitfadens-oder Protokolls dann auch noch einen kurzen Kommentar abgeben. Habe ich nun alle meine Änderungen die ich möchte in dem Leitfaden vorgenommen. Fragen verschoben, Fragen gelöscht, Fragen ergänzt. Dann klicke ich abschließend auf speichern. Und wenn ich etwas vergessen habe, dann erinnert mich das System daran, in dem Fall habe ich eine Frage hinzugefügt, die aber gar nicht benannt, also lösche ich sie wieder raus.

Ich lösche auch diesen Faktor hier wieder raus und speicher das Ganze ab. Und damit habe ich dann den Leitfaden sinnvoll für meine Zwecke angepasst. Leitfäden sind ja zugleich dann auch Dokumentation, denn man füllt sie einfach unter dem Abschnitt Feedback in der Bewerbung eines Kandidaten oder einer Kandidatin direkt im Gespräch oder im Anschluss aus und speichert sie dann eben als sogenannte Interview-Protokolle. Das geht ganz einfach. Ich gehe zum Beispiel mal auf die Stelle, zu der ich ein Interviewgespräch geführt habe.

Ich hätte natürlich auch direkt den Kandidaten suchen können. Jetzt gehen wir beispielsweise mal bei Herrn Perner hinein und sagen, bei Herrn Perner haben wir ein Interview geführt. Ich erstelle also ein sogenanntes Feedback und hier ein Interviewprotokoll. Herr Perner war in dem Fall eine Non-Führungskraft, deswegen wird der Leitfaden ausgewählt und den kann ich nun ausfüllen, um alles einzutragen, was ich aus dem Bewerbungsgespräch notieren möchte. Idealerweise macht man das während des Gesprächs, zum Beispiel klassisch in einem Videokonferenzumfeld, da hat man das nebenher offen und macht sich seine Notizen.

Alternativ eben dann auch am Ende des Gesprächs, nachdem der Kandidat verabschiedet wurde, hält man die wesentlichen Dinge fest, indem man es einfach hier hinein schreibt. Als Beispiel notiere ich, Punkt, Punkt. So gehe ich dann alle Fragen durch zum fachlichen Fit und so weiter und auch am Ende-ordne ich die Persönlichkeit ein, zum Beispiel war er eher dominant oder eher weniger dominant, war er recht initiativ, dafür war er vielleicht weniger gewissenhaft und wirkte auf mich auch eher sprunghaft, spontan als ausgeglichen und bescheiden.

Bewerte, wie gut hat er die einzelnen Kriterien erfüllt, beispielshaft, und dann sage ich, ja, ich fand den recht gut, würde ihn einstellen, ist aber nicht der Top-Kandidat. Sollte aber okay sein. Das wäre jetzt ein typisches Feedback. Das würde ich nun abspeichern. Und damit wäre dieses Feedback unter dieser Bewerbung notiert und man kann jederzeit sehen, wann und wer dieses Protokoll erstellt hat. Als derjenige, der das Protokoll erstellt hat, kann ich es auch im Nachgang bearbeiten, aber auch nur derjenige, der es erstellt hat.

Jemand anders kann hier keine Änderungen mehr vornehmen.